Rahsia Penyampaian Ucapan yang Baik dan Berkesan

Pernahkah anda merasa stress atau panik bila diminta membuat ucapan atau pengucapan awam? Apatah lagi jika ucapan yang tersebut diminta secara ad-hoc dan dihadapan khalayak ramai atau dalam bilik mesyuarat yang dipenuhi oleh "orang-orang atasan".  Di sini, saya ingin berkongsi sedikit tips dalam memberi ucapan yang  bukan sahaja BAIK tetapi dapat MENARIK PERHATIAN  audiens dan meninggalkan KESAN. Banyak buku-buku  daripada pakar-pakar pengucapan awam, penceramah dan pensyarah yang boleh dirujuk. Ini adalah gabungan pelbagai sumber rujukan.

Menurut kebanyakan pendapat, penyampaian ucapan atau ceramah yang baik bergantung pada tiga perkara utama:

Siapakah yang menyampaikan?

Bagaimanakah maklumat tersebut disampaikan?

Apakah yang disampaikan?

Jika diteliti, faktor orang yang menyampaikan diletakkan paling atas sekali dalam senarai. Mengapa? Lazimnya, apabila dimaklumkan bahawa akan ada satu ceramah di tempat anda, apakah perkara pertama yang akan anda tanya? Soalannya pasti "Siapa penceramahnya?" Identiti penceramah sangat penting kerana identiti merupakan daya penarik bagi penganjur untuk menarik lebih banyak penonton.

Walaupun terdapat hanya seorang penceramah yang terkenal dan penceramah lain ialah penceramah biasa yang belum dikenali, daya tarikan dan reputasi penceramah utama tadi mampu untuk menarik kehadiran penonton.

Situasi yang sama juga berlaku dalam penganjuran sesuatu konsert. Apabila tiket konsert mula dijual, penganjur akan meletakkan nama penyanyi yang paling terkenal di atas untuk menarik perhatian peminat. Penganjur juga akan membuat berbagai-bagai helah untuk memastikan penonton tidak meninggalkan konsert lebih awal dengan meletakkan penyanyi pujaan mereka di akhir konsert.

Sebagai bukti penyanyi tersebut hadir, mereka mungkin akan menampilkannya pada permulaan rancangan dengan janji bahawa beliau akan muncul semula. Dengan ini, peminatnya tidak mungkin akan berganjak.

Begitulah pentingnya daya tarikan yang ada pada seseorang penyampai yang baik. Semua ini merupakan reputasi yang dibina sejak awal pembabitan dalam bidang ini dan digilap oleh pengalaman.

Faktor kedua pula ialah cara maklumat disampaikan. Dua orang yang berlainan boleh menyampaikan ceramah dengan menggunakan teks ucapan yang sama tetapi kesannya kepada penonton sudah pasti berbeza.

Bagi topik dan ayat yang sama, sebenarnya boleh disampaikan dengan pelbagai lenggok bahasa, penekanan suara pada perkataan tertentu dan gerak-geri badan yang mengiringi penyampaian tersebut. Situasi ini banyak berlaku kepada pemandu pelancong kerana bagi setiap destinasi, mereka mempunyai skrip untuk bercerita tentang latar belakang tempat yang dilawati kepada pelancong. Bagaimanakah maklumat tersebut disampaikan? Penuh semangat, sambalewa ataupun bersahaja?

Cara penyampaian sangat penting kerana hal ini boleh menimbulkan mood yang berbeza kepada pelancong. Lawatan ke Tugu Negara misalnya boleh menjadi satu pengalaman yang biasa ataupun boleh menjadi sesuatu yang menarik dan menyentuh perasaan.

Pada satu lawatan ke Tugu Negara, terdapat dua kumpulan daripada dua agensi pelancongan yang berbeza. Bagi kumpulan pertama, pemandu pelancong tersebut memberikan penerangan kepada pelancong mengenai Tugu Negara, tahun Tugu Negara dibina, simboliknya dan sejarah yang membawa kepada pembinaannya.

Cara penyampaian adalah sangat bersahaja sehinggakan memberikan impresi bahawa Tugu Negara hanyalah salah satu daripada banyak tugu lain di Malaysia yang tidak ada keistimewaannya. Tidak ada seorang pun pelancong yang berminat untuk mengetahui perihal tugu tersebut dengan lebih lanjut lagi.

Berlainan pula dengan kumpulan yang kedua. Pemandu pelancong memulakan pengenalan kepada Tugu Negara sebagai sebuah tugu peringatan yang banyak memberi erti kepada negara. Cara penyampaian yang agak melankolik sungguh menyentuh hati dan pelancong yang datang turut menghargai pengorbanan askar-askar Melayu yang berjuang habis-habisan pada zaman sebelum kemerdekaan. Mereka turut tersentuh oleh semangat cinta akan negara yang ditunjukkan oleh askar-askar yang terkorban dalam memelihara kedaulatan negara.

Contoh di atas merupakan contoh terbaik untuk membezakan dua penyampaian yang berbeza dengan menggunakan maklumat yang sama. Setiap fakta yang diberikan oleh pemandu pelancong bagi kumpulan kedua telah disebut oleh pemandu pelancong bagi kumpulan pertama. Yang membezakan hanyalah cara penyampaian, gaya suara dan elemen emosi yang ditunjukkan.

Kebanyakan orang mungkin menyangka kandungan teks ucapan ialah faktor terpenting dalam memastikan sesuatu penyampaian berjaya. Tidak dinafikan kepentingannya tetapi seperti yang telah dijelaskan, dua individu mungkin menyampaikan teks yang sama tetapi cara penyampaian yang berbeza telah meletakkan satu ucapan itu pada tahap yang lebih baik daripada yang satu lagi.

Penyampaian yang baik akan berjaya menarik minat penonton untuk terus mendengar tanpa jemu dan hal ini membantu ke arah memastikan mesej yang ingin disampaikan sampai kepada penonton.

Namun, apakah yang dimaksudkan dengan ‘penyampaian’ atau ‘ delivery’? Adakah penyampaian satu perpindahan dari satu tangan ke tangan yang lain? Apabila anda membeli sebuah kereta, penjual kereta akan datang kepada anda dan memberikan kunci kereta berserta dokumen penjualan. Anda menerima semua perkara tersebut dan proses jual beli berakhir di situ. Adakah semudah itu dengan penyampaian sesuatu maklumat?

Sarina merupakan seorang novelis yang terkenal dan pada satu majlis, Sarina telah diminta untuk menyampaikan satu ucapan pendek tentang masalah penjualan novel di negara ini. Sebagai seorang novelis yang telah banyak menghasilkan novel yang bermutu tinggi dan mendapat sambutan yang sangat baik, Sarina tidak pernah merasakan keperitan untuk memastikan semua novelnya terjual. Dia tidak pernah terfikir langsung tentang masalah tersebut yang bagi pendapatnya, langsung tidak wujud.

Oleh sebab tidak terdapat sebarang kaitan antara perkara yang disampaikan dengan elemen emosi semasa Sarina menyampaikan masalah-masalah yang mungkin wujud, Sarina gagal untuk mengaitkan dirinya dengan topik tersebut. Akibatnya, penonton tidak dapat memahami mesej yang ingin disampaikan oleh Sarina kerana dia tidak mempunyai ‘nyawa’. Ucapannya bukan hasil nukilan dari hatinya. Apa yang disampaikan hanyalah berdasarkan cerita-cerita yang didengarinya daripada media massa dan juga teman-teman seperjuangan yang tidak bernasib baik, tidak seperti dirinya.

Yang dilakukan oleh Sarina bukanlah satu penyampaian. Hal ini kerana penonton tidak merasakan sesuatu mesej telah disampaikan kepada mereka dari hati dan dari minda penceramah ke hati dan ke minda mereka.

Oleh itu, penting bagi setiap penceramah untuk mengetahui cara untuk menarik perhatian penonton, tidak bercakap sambalewa dan lebih sistematik dalam penyampaian.

1. Mulakan dengan sesuatu yang menarik perhatian penonton

Walaupun anda kurang bersedia dari segi penyediaan teks, anda masih boleh menyampaikan sesuatu mesej dengan baik sekiranya berpengetahuan dalam topik tersebut. Namun, pada permulaan ucapan, pengenalan yang diberikan haruslah cukup menarik untuk melakar imej yang positif terhadap diri anda.

Sebagai contoh, walaupun Sarina tidak bersedia kerana dia tidak mempunyai pengalaman seperti yang tertulis dalam topik di atas, dia masih berupaya untuk ‘bercerita’ pengalaman yang pernah dialami oleh kawan-kawannya.

Sarina boleh memulakan ucapannya dengan kenyataan yang menarik perhatian, seperti, "Dua minggu lepas, saya didatangi oleh rakan baik saya, yang juga merupakan novelis. Beliau banyak menulis cerita tentang percintaan kaum remaja. Dia datang dengan muka yang muram…" atau Sarina boleh memulakan dengan satu soalan, "Berapa orang di sini yang membaca surat khabar hari ini?"…atau "Berapa ramaikah di sini yang suka membaca novel?"

Walau apa-apa jua teknik yang digunakan, pastikan teknik tersebut mampu menarik perhatian penonton supaya terus mendengar.

2. Pastikan penyampaian anda penuh bertenaga

Seperti yang telah disarankan sebelum ini, variasi suara amat penting. Pastikan kelajuan suara anda perlahan apabila memperkatakan sesuatu yang agak dramatik dan pastikan anda membayangkan keceriaan apabila menceritakan perkara yang menggembirakan. Jangan lupa untuk berhenti apabila perlu. Bercakap tanpa henti seperti kereta api ekspres tidak akan membantu anda menyampaikan mesej.

Jangan hanya berdiri kaku di belakang rostrum tetapi berjalan ke hadapan apabila anda ingin menarik perhatian penonton dan berikan deskripsi dengan pergerakan tangan dan mimik muka anda. Pastikan setiap pergerakan mempunyai matlamat. Jangan mundar-mandir tanpa hala tuju kerana lambat laun penonton akan bosan. Sarina mungkin telah melakukan kesilapan kerana dia tidak bergerak dan tidak mencuba untuk memenangi hati penonton. Dia tenggelam dalam masalahnya sendiri yang merupakan konflik dalaman dirinya.

Sebelum membuat ucapan, pastikan anda mendapat rehat yang secukupnya beberapa jam sebelum masa yang dijadualkan. Mental dan fizikal yang cukup rehat sangat penting untuk mengelakkan rasa gugup. Anda juga harus memberikan perhatian pada perut anda. Kebanyakan penceramah hanya mengambil makanan yang ringan sahaja sebelum berucap. Jangan sekali-kali makan berlebihan kerana apabila perut terlalu kenyang, anda pula terpaksa berdiri untuk menyampaikan ucapan, peraliran darah akan tertumpu ke bahagian perut. Akibatnya, peraliran darah ke otak akan berkurangan dan hal ini menyebabkan anda lesu dan tidak boleh berfikir dengan baik.

Oleh itu, elakkan makan dengan banyak. Selepas menyampaikan ucapan, anda boleh sambung kembali makan makanan yang dihidangkan.

3. Pastikan ucapan anda sistematik

Anda tidak perlu memerah otak untuk mencari idea yang banyak untuk membuat sesuatu pembentangan. Memadai dengan dua atau tiga idea yang baik. Susun idea berikut mengikut kepentingan dan sediakan fakta sokongan seperti contoh, definasi, testimonial atau statistik.

Alat bantuan visual juga boleh disertakan sebagai daya tarikan yang sesuai. Bagi Sarina, dia hanya perlu menyampaikan tiga perkara iaitu:

1. Status penjualan novel setakat ini – penjelasannya boleh disokong dengan statistik penjualan novel yang boleh didapati daripada penerbit.

2. Masalah yang dihadapi oleh novelis – novel tidak laku disebabkan oleh faktor-faktor tidak ada kualiti, strategi pemasaran yang lemah, kurang promosi dan sebagainya. Untuk tambahan, Sarina boleh berkongsi cara penerbit buku membuat promosi dan pemasaran.

3. Cara untuk mengatasi masalah ini – salah satu cadangan yang boleh Sarina utarakan adalah denganmenyarankan agar pihak kerajaan mengawal lambakan novel yang tidak berkualiti, tingkatkan kreativiti penulis agar mampu mengeluarkan novel mengikut kehendak orang ramai, penyelidikan tentang cita rasa pembeli dan sebagainya.

Walaupun Sarina tidak pernah mengalaminya, dia sepatutnya arif tentang keadaan pasaran semasa yang agak lembap dan mengaitkan pengetahuan dan pengalamannya.

4. Sertakan perkataan yang menunjukkan turutan

Perkataan-perkataan seperti "Pertama," "Kedua," atau "Akhir sekali," boleh menjadi petunjuk yang sistematik kepada penonton mengenai struktur ucapan anda. Hal ini boleh membantu mereka untuk mengikuti perjalanan ucapan anda.

Perkataan-perkataan ini juga boleh membezakan pengenalan, isi dan penutup ucapan anda secara keseluruhannya. Dengan ini, ucapan anda akan lebih sistematik dan penonton dapat memahami objektif ucapan yang disampaikan dengan mudah.

5. Ceritakan pengalaman anda

Teknik ini berkesan apabila anda membuat pembentangan terutama sekali dalam bidang teknikal. Lazimnya, bidang teknikal tidak begitu mudah untuk difahami, kecuali semua hadirin yang ada merupakan orang yang bekerja atau belajar dalam bidang ini. Untuk memudahkan pemahaman, anda boleh menceritakan pengalaman anda sendiri dengan bahasa yang mudah.

Berdasarkan pengalaman yang dilalui, anda mampu mengaitkan pendengar secara emosi dengan fakta yang anda ceritakan. Hanya pengalaman peribadi dapat mencapai impak sedemikian. Apabila anda bercerita, ikutlah kronologi kejadian dengan memasukkan maklumat seperti orang yang terlibat, perkara yang terjadi, masa, sebab dan tempat. Jika anda menggunakan panduan ini, cerita anda tidak akan kekurangan fakta yang diperlukan untuk pemahaman.

Sebagai menambah keunikan pembentangan anda, anda boleh menggunakan alat bantuan visual seperti tayangan video pendek, carta flip dan sebagainya. Sebelum itu, pastikan anda menonton dahulu visual tersebut dengan duduk di tempat penonton dan di belakang sekali. Pastikan penonton yang duduk di belakang sekali dapat melihat visual tersebut.

Buat pengenalan kepada visual berkenaan dan jelaskan sebab visual itu dipilih. Jangan biarkan visual tersebut menjadi demontrasi bisu. Anda harus memberikan petunjuk pada setiap peringkat. Jangan berhenti bercakap langsung. Anda harus memandang ke arah hadirin, bukan visual tersebut. Apabila visual tersebut sudah tidak digunakan, tutup atau sembunyikan daripada pandangan penonton kerana visual tersebut boleh mengganggu konsentrasi mereka terhadap anda.

Seandainya anda menyampaikan ucapan untuk memujuk penonton supaya membuat sesuatu, sebagai tambahan kepada pengalaman yang anda alami sendiri, masukkan juga testimonial daripada pakar yang dihormati dan dikenali oleh semua hadirin untuk membuktikan yang anda serius.

Anda juga boleh memasukkan data statistik yang sahih. Sebagai contoh, sekiranya anda ingin membuktikan bahawa pendengaran penting untuk meningkat kualiti servis kepada pelanggan, anda boleh membentangkan statistik yang menyatakan kecekapan pendengaran manusia hanyalah sebanyak 25% sahaja walaupun kita menghabiskan lebih dari separuh masa kita berkomunikasi dengan mendengar.